Dit artikel bevat de procesbeschrijving ‘Van uur tot factuur’
Invoeren weekstaat
- Medewerker verantwoord uren, eenheidskosten, incidentele kosten op juiste werksoort, opdracht en client.
- Afvinken taken/mijlpalen
- controle op normuren
- Controle op toegestane werksoorten (deelopdracht, functie)
- Medewerker maakt weekstaat definitief
Controleer afgelopen weekstaten
- Controleer of alle weekstaten op tijd zijn afgesloten en neemt indien nodig contact op met de betreffende medewerker (vestiging/centrale administratie)
- Overzicht afgesloten weekstaten en medewerkers – uren per week/dag
- Niet volledig ingevulde weekstaten kunnen indien gewenst aangevuld en afgesloten worden (bijv. i.v.m. ziekte, vakantie, afwezigheid)
Verwerk doorbelaste kosten
- Via het inkoopboek in Alure Financieel kunnen inkoopkosten direct doorbelast worden naar de client
- Deze kosten kunnen als weekstaatmutatie (type incidentele kosten) verwerkt worden (Financiële Administratie)
Fiatteer weekstaten
- Als alle weekstaten volledig en juist zijn kunnen deze door de fiatteerders (teamleiders / vestigingsadministratie) na beoordeling van juistheid van uren, werksoorten, opdrachten en client gefiatteerd worden
- Onjuiste weekstaten kunnen worden heropend, gecorrigeerd en opnieuw afgesloten om vervolgens gefiatteerd te worden
- Denk ook aan weekstaten van eventuele dummy medewerkers
- Importeer eventuele externe mutaties
Verwerk mutaties
- Gefiatteerde weekstaat mutaties moeten verwerkt worden tot OHW
- Vanaf periode 1 t/m administratieperiode
- Productie wordt bevroren
- Wijzigingen kunnen nu uitsluitend via declaratie correctie aangebracht worden
Tarieven aanpassen
- Voer eventuele tariefwijzigingen door
- Per medewerker, werksoort, eenheidskosten
- Per jaar, periode, week
Herbereken medewerker tarieven
- Herbereken de tarieven op basis van eventuele nieuwe tarieven
- Per jaar, periode
- Per medewerker, client, werksoort, eenheidskostensoort
Genereer voorschotten/abonnementen
- Genereer vaste voorschotten
- Genereer abonnementen
Journaliseer OHW
- Journaliseer OHW naar Alure Financieel
- Boekingsgangen
Declareren
- Stel op basis van OHW en cliëntinstellingen de declaratie samen via declareren per client
- Corrigeer de declaratie tot de gewenste factuur
- Corrigeren van: medewerker, opdracht, werksoort, uren, tarief, bedrag, omschrijving
- Doorschuiven, uitsluiten, bij-/af-/overboeken
- Voeg incidentele voorschotten, creditnota of separate declaraties toe
Fiatteer declaraties
- Fiatteer de declaratie (declarant)
- Beoordeel en fiatteer de declaratie (vennoot)
Print definitieve facturen
- Print definitieve facturen inclusief separate factuurspecificaties
- Verstuurd papieren/elektronische (PDF) facturen
Journaliseer facturen
- Journaliseer de facturen naar Alure Financieel
- Boekingsgangen Facturering
Periode wissel
- Wissel administratie periode
- Deblokkeer geblokkeerde mutaties
- De periode wissel dient of de eerste of de laatste stap in het proces te zijn
Proces herhalen
- Herhaal het declaratie/facturatie proces voor elke gewenste frequentie
Lukt het niet om OHW van een (ex-)cliënt te factureren?Hieronder vind je een aantal suggesties die je kunt nalopen in Alure.
- De OHW mutaties zijn nog niet verwerkt: verwerk alsnog deze weekstaatmutaties. Let op: dit kunnen ook weekstaten uit voorgaande jaren zijn.
- De weekstaat waarin deze mutaties staan is nog niet afgesloten: sluit de weekstaat af en verwerk deze weekstaat mutaties.
- De weekstaat is nog niet gefiatteerd: fiatteer deze weekstaat en verwerk vervolgens deze weekstaat mutaties.
- De OHW mutaties zijn geblokkeerd: deblokkeer deze mutaties.
Verder lezen?Uren schrijven in Alure - OverzichtUren - Elektronisch factureren 
