Dit artikel is onderdeel van de artikelserie Overstapservice.
Dit is stap 2 van 4 ter voorbereiding van het uit laten voeren van een conversie.
Is dit de eerste keer dat je deze overstapservice gebruikt? Begin dan hier:
Overstapservice - IntroductieEen standaard conversie doen wij op basis van een auditfile. Een auditfile is een gestandaardiseerd bestandsformaat is ontwikkeld door de Belastingdienst met als doel om de administratie te exporteren zodat je deze met hen kan delen. Een voordeel van de auditfile is dat dit bestandsformaat ook zeer geschikt is voor het overzetten van je administratie naar een ander boekhoudpakket.
De meeste boekhoudpakketten kunnen een administratie exporteren naar een auditfile. Raadpleeg de handleiding van het huidige boekhoudpakket voor specifieke informatie over de opties voor het genereren van een auditfile. Indien er geen auditfile gegenereerd kan worden, dan kunnen de opties worden doorgenomen met één van onze consultants.
We spreken in dit geval over een type C conversie. In stap 1 van 4 ter voorbereiding van de conversie zijn deze conversietypes toegelicht:
Bepalen wat je wilt laten overzetten naar Twinfield
Welke auditfile versies zijn er?
Er zijn meerdere versies van de auditfile in omloop. De bekendste zijn versie 1, versie 2, versie 3.1 en versie 3.2. Vanaf versie 2 wordt de auditfile gegenereerd in XML-formaat. Mocht je in het vorige boekhoudpakket bijvoorbeeld "auditfile XML" zien, dan gaat het dus over versie 2 of hoger.
De auditfile is in de loop der jaren door de Belastingdienst ontwikkeld en in elke versie is er weer extra informatie over de administratie toegevoegd aan de auditfile. Er staat dus meer informatie over de administratie in een auditfile van versie 3.2 dan in een auditfile van versie 1.
Zijn er meerdere versies beschikbaar, dan gaat de voorkeur altijd uit naar een zo hoog mogelijke versie.
Wat staat er in een auditfile?
Een auditfile wordt per boekjaar gegenereerd. Als je twee boekjaren wilt laten converteren, dan heb je twee auditfiles nodig.
In een auditfile staat deze informatie:
- Alle grootboekrekeningen die in het betreffende boekjaar gebruikt zijn.
- Alle debiteuren en crediteuren die in het betreffende boekjaar gebruikt zijn.
- Alle boekingen die in het betreffende boekjaar geboekt zijn.
Dit artikel gaat dieper in op de inhoud van de auditfile:
Wat staat er in een auditfile?
Waar moet ik op letten?
1. Relevantie voor het boekjaarHet is goed om je er van bewust te zijn dat een grootboekrekening waar niet op geboekt is tijdens een boekjaar niet wordt geëxporteerd naar een auditfile. Hetzelfde geldt voor debiteuren en crediteuren.
Sommige pakketten exporteren wel alle niet-gebruikte grootboekrekeningen en relaties, maar veel pakketten doen dit niet. De auditfile is namelijk ontworpen om je administratie voor één boekjaar inzichtelijk te maken voor de Belastingdienst en de Belastingdienst wil alleen de gegevens zien die relevant zijn voor het betreffende boekjaar. Als je door ons een conversie laat uitvoeren, is het dus raadzaam om ons de auditfiles voor het huidige en vorige boekjaar toe te sturen.
2. Controle grootboek
- Controleer voordat je de auditfile genereert of het grootboek in evenwicht is.
- Controleer of het saldo van de openstaande posten aansluit met het saldo van de grootboekrekeningen voor debiteuren en crediteuren.
- Controleer of alle boekingen definitief zijn verwerkt, want sommige boekhoudpakketten exporteren alleen definitieve boekingen naar een auditfile.
3. Overlap debiteur- en crediteurcodes
In Twinfield mogen debiteuren en crediteuren niet dezelfde code hebben. Als dit in het vorige pakket wel het geval was, moet één van de twee een andere code krijgen. Geef in dit geval tijdens het aanvragen van de conversie aan dat er moet worden omgenummerd. In dit artikel lees je meer over omnummeren: Omnummerbestand opstellen
Let op: Met sommige boekhoudpakketten is het mogelijk om een encryptie voor de Belastingdienst toe te voegen aan de Auditfile. Deze encryptie kunnen wij niet ontgrendelen, dus zet deze niet aan.
Klaar?
Ga dan verder naar de volgende stap: Openstaande postenlijsten genereren
