Aanmaningen worden standaard alleen gegenereerd voor vervallen facturen. Wil je ook de nog niet vervallen facturen in een overzicht melden aan jouw klanten, dan kan je gebruik maken van de functie Rekeningoverzicht.
Deze functie staat standaard uitgeschakeld omdat deze in Nederland nagenoeg niet wordt gebruikt. Het is eventueel mogelijk om de functie binnen een specifieke rol beschikbaar te stellen via de Menutoegang opties, onder de Verkoop module. Voor meer informatie, zie ook Beheer gebruikers - Rollen.
In dit artikel wordt toegelicht hoe deze functie kan worden ingesteld en gebruikt.
Ga naar Verkoop > Aanmanen - Rekeningoverzicht debiteuren. Klik op de oranje knop Instellingen om de standaard instellingen aan te passen.
Sjabloon en e-mail tekst
Standaard is er al een sjabloon beschikbaar gesteld dat kan worden gebruikt voor het maken van een rekeningoverzicht debiteuren in PDF formaat.
Bij de instellingen is het ook mogelijk om de bijgaande e-mail tekst naar wens aan te passen.
Tevens bestaat er de mogelijkheid tot het maken van een eigen sjabloon. Voor het aanmaken van een eigen sjabloon kan het standaard sjabloon worden gebruikt om mee te beginnen. Door te klikken op “DefaultTemplate.dot” kan het standaard sjabloon worden geopend. Dit sjabloon kan naar eigen inzicht worden aangepast door het gebruik van alle velden die beschikbaar zijn voor het rekeningoverzicht debiteuren. Als het sjabloon eenmaal klaar is voor gebruik moet het worden opgeslagen als een '.dot' of '.doc' bestand. In het sjabloon zijn 'mergevelden', samenvoegvelden, opgenomen die verwijzen naar de velden in Twinfield. Deze velden moeten niet worden aangepast, deze velden kunnen wel verplaatst of verwijderd worden. Rechtsbovenin dit kennisartikel is een bijlage 'uitleg Wordsjablonen' beschikbaar. Dit is een overzicht van alle beschikbare velden en hun functies te vinden.
Het is ook mogelijk om een Twinfield Consultant het Word-sjabloon te laten maken en te ondersteunen in de inrichting van dit proces. Ga voor meer informatie naar: Hoe kan ik consultancy aanvragen?
Stamgegevens debiteuren
Bij de stamgegevens van de debiteuren (Financiële professionals > Dimensies > Debiteuren) kan je op het tabblad "Kredietbeheer" aangeven of je het overzicht per e-mail wil versturen. Als je een overzicht wilt aanmaken zonder deze direct naar de klant te versturen, zet de optie voor aanmanen/overzicht dan alleen op 'ja'. Dan wordt er een PDF bestand aangemaakt in het bestandsbeheer.
Het rekeningoverzicht is uitgebreid met de optie om een klantreeks in te stellen en er kan een rekeningoverzicht type worden gekozen:
- Periodiek rekeningoverzicht: het systeem gebruikt standaard een tijdseenheid van 2 weken,14 dagen, waarin een volgend overzicht voor eenzelfde debiteur niet wordt aangemaakt.
- Handmatig rekeningoverzicht: er wordt een rekeningoverzicht voor alle debiteuren gemaakt die binnen de opgegeven klantreeks vallen, ook wanneer het vorige rekeningoverzicht minder dan 14 dagen terug is gegenereerd.
Belangrijk: Alleen openstaande posten per debiteur op de gegeven peildatum met de boekingsstatus definitief worden opgenomen in het rekeningoverzicht debiteuren.
In de factuuracties is hiervoor een nieuwe actiecode toegevoegd: SLS-PERIODIEK.
Er zijn nu twee factuuracties gerelateerd aan het rekeningoverzicht debiteuren: SLS01 en SLS-PERIODIEK.
Klik op 'Genereren' om het rekeningoverzicht aan te maken. Het resultaat verschilt, afhankelijk van de instellingen op de gekozen debiteur:
- Als de gekozen debiteur is ingesteld op een overzicht versturen 'ja', dan wordt een PDF bestand aangemaakt in het bestandsbeheer. Vanaf hier kan het rekeningoverzicht worden gedownload en eventueel geprint.
- Als een debiteur is ingesteld op een overzicht versturen 'ja, per e-mail', dan wordt na het genereren van het overzicht een e-mail verstuurd naar de klant, zoals eerder ingesteld.
Bekijken van gemaakte rekeningoverzichten
Als er eenmaal rekeningoverzichten zijn gemaakt, dan kunnen de aangemaakte rekeningoverzichten worden bekeken. Ga naar Verkoop > Aanmanen - Rekeningoverzicht debiteuren, en de lijst van gemaakte en/of verstuurde overzichten wordt getoond. Per rekeningoverzicht kan op het vergrootglas icoon 
worden geklikt om de details en status te bekijken.
In het gedetailleerde overzicht wordt getoond voor welke debiteuren het overzicht is aangemaakt, het type overzicht; PDF of e-mail, de balans en of het overzicht is bekeken door de klant: een grijs icoontje is nee, een groen icoontje is ja.
Waarom staan er meer posten in het Rekeningoverzicht Debiteuren dan in de Openstaande Postenlijst?
Het kan voorkomen dat er posten worden meegenomen in het Rekeningoverzicht Debiteuren die niet in de Openstaande Postenlijst staan. Dit gebeurt wanneer de aflettersets waarbij die verkoopboekingen zijn betrokken nog niet definitief zijn gemaakt.
Bijvoorbeeld: de bankboeking die bij de afletterset is betrokken staat is nog concept, waardoor de afletterset ook nog in concept staat. Dan neemt de functie Rekeningoverzicht de bijbehorende verkoopfactuur nog mee in het overzicht.
Indien er dus afgeletterde posten terugkomen in het Rekeningoverzicht, controleer de status van de betreffende posten en met welke boekingen deze zijn afgeletterd. Maak die boekingen definitief, daarmee worden ook de aflettersets automatisch definitief. Genereer een nieuwe lijst en de afgeletterde posten zullen niet opnieuw worden meegenomen in het overzicht.
Verder lezen?
Is er een handleiding voor de module kredietbeheer?
