Aan de slag met het overzicht taken
Voordat we naar het overzicht van 'Taken' kijken, is het raadzaam om kennis te nemen van hoe de overzichten werken in Twinfield Start & Samenwerken: Hoe werken de overzichten in Twinfield Start en Samenwerken
Filters
Het overzicht van taken geeft inzicht in het werk binnen een kantoor. Dit overzicht kan worden aangepast door middel van de filters, zodat je makkelijk kunt switchen naar je eigen taken, die van een collega of naar alle openstaande taken.
In het taakoverzicht zijn de filters slim gemaakt: als je bijvoorbeeld een medewerker als teamlid selecteert, werken de overige filters alleen over taken die gelden voor deze medewerker. Zo kun je sneller en duidelijker het getoonde resultaat 'trechteren' om te vinden wat je zoekt.
Het filter ‘Status’ geeft de mogelijkheid om te switchen tussen ‘openstaand’ en ‘gereed’ en het filter ‘vervaldatum’ de mogelijkheid alleen taken te zien voor de aangeven datum – handig richting een deadline van indienen bijvoorbeeld de aangifte.
Hoe werkt het overzicht en hoe kun je het gebruiken?
Het takenoverzicht wordt gevuld op het moment dat de eerste processen vanuit de overeenkomsten met klanten gestart zijn. Er is informatie te vinden over elke taak: de vervaldatum, klantcode, klant waar de taak bij hoort, periode, de naam van de taak, mijlpaal, proces en overeenkomst waar de taak bij hoort.
Taken die over de vervaldatum zijn krijgen een rood uitroepteken. Wanneer het teken oranje is, wil dit zeggen dat de vervaldatum van de taak nadert en deze binnenkort uitgevoerd moet worden.
Een andere conclusie die je hieruit mogelijk trekt, is dat je de deadline van taken wilt opschuiven, bijvoorbeeld omdat de medewerker of de ondernemer op vakantie is. Lees daarover meer: Hoe werkt het schuiven van een of meerdere taken in Twinfield Samenwerken
Taken van een collega overnemen
Als een collega ziek wordt of onverhoopt afwezig is, zal dit het eerste overzicht zijn dat je raadpleegt om in te schatten welke urgente zaken moeten worden overgenomen - door collega's met dezelfde rol, of binnen het klantteam.
In het overzicht van taken is een filter ingebouwd om te kunnen switchten tussen 'mijn taken' en 'alle taken'. Let erop dat je dan geen andere filters activeert, waardoor je een te beperkt beeld van alle taken zou krijgen.
Taken die al waren toegewezen aan een medewerker, kunnen worden teruggezet naar de rol die gedefinieerd staat om de taak uit te voeren. Het schuiven van verantwoordelijkheden wordt vanzelfsprekend bijgehouden in de taakhistorie.
Taken afvinken
Als je kiest voor ‘Details proces’, wordt het hele proces getoond waar de taak onderdeel van uitmaakt. Je kunt hier 1 of meerdere taken tegelijk afvinken.
Taken die gereed zijn kunnen ook afgevinkt worden in de takenlijst. Hier tref je bovendien de mogelijkheid om een taak over te nemen, d.m.v. de button ‘Aan mijzelf toekennen’. Vanuit dit overzicht kunnen taken (in bulk) afgevinkt worden.
Taken kunnen ook afgevinkt worden door op een taak te klikken, daarvoor klik je op een taak en krijg je de ‘Details proces’.
Waar vind ik taken terug?
Taken vind je terug op klantniveau op de Tijdlijn en op de tijdlijn in de app van de klanten. Verder zijn taken ook te vinden in ‘mijlpalen’ en ‘processen’.
Wanneer het hele proces is geopend, is het mogelijk om door de verschillende periodes van het proces te gaan. De periode kan worden ingesteld rechts bovenin in ‘Periodes’.
Notities bij een taak
Het is mogelijk om notities te plaatsen bij de verschillende taken. Deze notities kunnen door alle medewerkers en de klant worden gelezen, tenzij je bij het aanmaken van een proces hebt gekozen voor 'intern werk'.
Als een notitie is gemaakt, wordt een oranje ‘conversatie-symbool’ getoond. Houd de muis er op om de notitie te zien, je hoeft de taak niet te openen:
Taakhistorie
In het taakoverzicht is het mogelijk om de taakhistorie op te vragen. Deze historie geeft inzicht in acties en communicatie rondom een taak en wie deze wanneer heeft uitgevoerd.
