De belangrijkste pijler onder de dienstverlening bestaat uit de service overeenkomsten. De service overeenkomsten bepalen uit welke elementen de diensten bestaan die je aan jouw klant aanbiedt. In dit artikel ligt de focussen op hoe jouw kantoor de dienstverlening aan een klant start.
Dit is de 5e stap in het proces.
Als je de processen van jouw kantoor in kaart hebt, gelden de volgende stappen om deze op klantniveau in gang te zetten:
1. Beoordelen van de standaard service overeenkomsten die door Wolters Kluwer worden meegeleverd;
2. Bepalen: neem je de Wolters Kluwer service overeenkomsten als uitgangspunt of definieer je jouw proces(sen) helemaal zelf?
3a. Als je de Wolters Kluwer templates gebruikt, kopieer je deze, geeft ze een eigen naam en past deze eigen overeenkomsten aan tot op taakniveau;
3b. Als je zelf de overeenkomsten processen ‘van scratch’ opbouwt, definieer je deze als processen, met daaronder taken die – nadat alle taken zijn afgerond - gezamenlijk een mijlpaal vormen.
4. Als je de betreffende dienstverlening aan een klant aanbiedt, koppel je een standaardsjabloon aan de klant en verdeel je samen met de klant de taken.
5. Tot slot start je de processen bij deze klant.
Als een overeenkomst wordt bereikt met de klant, wordt het betreffend proces op klantniveau gestart. Daardoor worden de taken uit dit proces in de tijdlijn gezet.
Wijzigingen in de overeenkomst sjablonen doorvoeren op klantniveau
De overeenkomst sjablonen worden centraal beheerd. Middels versiebeheer kunnen zelfs verschillende versies worden afgehandeld, zo kun je bijvoorbeeld in een lopend jaar Q1 nog volgens het 'oude' proces doen, maar vanaf Q2 het gewijzigde proces (op basis van een gewijzigd sjabloon) toepassen.
Het kunnen wijzigen van een overeenkomst naar aanleiding van een wijziging in het sjabloon, is vanzelfsprekend alleen mogelijk als het sjabloon ook daadwerkelijk gewijzigd is. Er wordt een button getoond waarmee je de overeenkomst op klantniveau kunt vergelijken met het sjabloon.
Z|ie hier een artikel waarin het 'centraal beheren' van de service overeenkomsten wordt behandeld: Hoe kan ik standaardprocessen definiëren met behulp van de overeenkomst sjablonen in Twinfield Samenwerken?
Hoe moet ik de processen starten?
Als een proces wel gekoppeld is, maar de taken staan nog niet in de tijdlijn, dan moet het proces nog gestart worden. Ga naar Relaties > Kies een klant > Processen en klik bij het betreffende proces op de button [Start werkproces]. Kies de startdatum voor het proces.
Het is mogelijk de gestarte processen een andere naam te geven in de werkprocessen op de relatiekaart. Zo kun je bijvoorbeeld de dienst 'Boekhouding bijwerken' bewerken, en de naam van de maand verwerken in de maandcycli.
Klik op een proces zodat het detailvenster opent, hier zijn details van het proces te zien en er zijn enkele acties.
Mogelijke acties:
- Verwijder het proces
- Stop het proces hier
- Werkproces details inzien
Wat is er aan de hand wanneer ik geen taken zie in de tijdlijn?
Indien de tijdlijn niet gevuld is, dan is het aannemelijk dat het proces nog niet gestart is. Als dit wel het geval is, is het raadzaam om te kijken per wanneer het proces gestart is. Let erop dat als er een onderlinge afhankelijkheid is van taken binnen een proces, de timing hiervan wordt bepaald door de instellingen in de stamgegevens van de relatie. Concreet: als een taak pas gestart kan worden nadat de vorige is afgerond, en je verwacht deze vorige taak wekelijks uit te voeren - maar de instellingen geven een jaarlijkse cyclus aan, dan komt de 2e taak niet op het moment dat je deze verwacht.
Verder lezen?
