EDI is een protocol voor de agrarische sector dat het mogelijk maakt digitale facturen uit te wisselen. Deze facturen hebben een vaste opbouw voor herkenning en verwerking in de boekhouding.
EDI-Circle betreft een extern pakket, EDI-facturen worden altijd via Basecone naar Twinfield verstuurd.
Stap 1: Agro-module toevoegen in BaseconeNeem contact op met
Basecone voor het activeren van de Agro-module op kantoorniveau.
Stap 2: Agro-module activeren voor de administratieGa in Basecone naar Instellingen > Administraties en kies onder 'Acties' voor het wijzigen. Onder de tab Instellingen staat onderaan nu een blok Modules. Activeer nu de module Landbouw.
Stap 3: Dagboekinstellingen aanpassen in Twinfield Boekhouden
De facturen worden in het dagboek inkoop geboekt met een negatieve waarde. Om dit mogelijk te maken zullen in Twinfield enkele instellingen gemaakt moeten worden in het dagboek inkoop. Ga naar Instellingen > Administratie-instellingen > Dagboeken en bewerk de vrije tekstvelden:
- Vrij tekstveld 1: Toegestaan, Detailregel, naam detail 'Liter' en detail type 'Getal'.
- Vrij tekstveld 2: Toegestaan, Totaal- en detailregel, naam totaal 'Betaalreferentie' kopregel, naam detail 'Kilo' en detail type 'Getal'.
- Vrij tekstveld 3: Toegestaan, Totaal- en detailregel, naam totaal 'Link', naam detail 'Partner' en detail type 'Tekst'.
- Bij document imaging de standaardinstellingen voor Basecone.
- Kies [Opslaan].
De dagboekinstellingen zien er nu als volgt uit:
Het invoerscherm ziet er nu als volgt uit:
ResultaatBij het verwerken in Basecone zijn nu extra velden zichtbaar die kunnen worden ingevuld. Denk aan een EDI code, aantal en hoeveelheden. Deze velden worden aan de grootboekrekening gekoppeld die wordt gebruikt bij het doorboeken.
Dit wordt geregistreerd in Twinfield, maar Twinfield doet niet automatisch iets met deze data. Bij het ontwerpen van een rapport kunnen de vrije tekst velden worden toegevoegd. Je ziet alleen getallen staan, zonder te weten of dit kilo’s of liters zijn. Daarom is het aan te raden de aard van de aantallen te omschrijven in de omschrijving van de grootboekrekening. Bijvoorbeeld: Als het gaat om kilo's veevoer, vermeld dit op de grootboekrekening zodat je weet dat het om kilo's gaat.
Bij veel agro-inkopen staat slechts 1 regel op de factuur van vaak een vaste leverancier. Koopt de agrariër altijd zijn veevoer - in kilo's - bij dezelfde leverancier dan kan met behulp van de boekingsinstructies in Basecone een zeer hoge automatische herkenning van facturen worden behaald.
Bij het uitvragen van de data door een API zal de vertaling van getallen in het uitvragende programma moeten worden gemaakt.
Verder lezen?Is er een handleiding voor de koppeling met Basecone?Handleiding dagboeken H2 - Instellen dagboeken
