De functie Herhalende boekingen is inzetbaar voor repeterende boekstukken die per periode nagenoeg gelijk aan elkaar zijn. Denk hierbij aan salaris- of afschrijvingsboekstukken. Een herhalende boeking is gelijk aan een eerder gemaakte boeking, alleen de datum en de periode voor de nieuwe boeking moeten worden ingegeven.
Herhalende boekstukken zijn eveneens inzetbaar om boekingen te corrigeren. Zo kan een lang boekstuk dat per abuis in een verkeerd jaar is geboekt op eenvoudige wijze worden gecorrigeerd, zonder de boeking opnieuw te hoeven invoeren. Een boekstuk krijgt een boekstuknummer toegewezen op basis van het jaartal van verwerking. Het boekjaar van een boeking is niet aanpasbaar. Als alternatief is het mogelijk om voor het foutieve boekstuk een herhalende boeking aan te maken. Vul op basis van de herhalende boeking de juiste periode in en verwerk het (nieuwe) boekstuk. Heeft de oorspronkelijke boeking de status concept, dan is deze nu te verwijderen. Maak in het geval van een definitief boekstuk een tegengestelde boeking aan.
De functie herhalende boekingen is beschikbaar voor gebruikers met level 1, 2, 3, 4 of 5.
Dit artikel behandelt de volgende handelingen rondom herhalende boekingen:
- Aanmaken herhalende boekingen
- Gebruiken van herhalende boekingen
- Aanpassen (beheren) van herhalende boekingen
1. Aanmaken herhalende boekingenMaak een herhalende boeking aan met behulp van de dagboekcode en het boekstuknummer van het oorspronkelijke boekstuk dat als basis dient voor de herhalende boeking.
Achterhaal deze gegevens eenvoudig met behulp van de onderstaande stappen:
- Open het invoerverslag via Financiële professionals > Boekingen > Boekingsregels door onder het kopje Invoerverslag te klikken op 'Openen'.
- Zoek de boeking op door gebruik te maken van de zoekcriteria. Geef bijvoorbeeld de tijdspanne op en selecteer het dagboek die betrekking hebben op het boekstuk.
- Klik vervolgens op [Volgende >] om het invoerverslag te openen.
- Is de boeking gevonden, dan tonen de kolommen 'Dagboek' en 'Boekst nr' de gewenste gegevens.
De dagboekcode en het boekingsnummer van de bronboeking zijn nu bekend.
Volg de volgende stappen om een herhalende boeking aan te maken:
- Ga naar Financiële professionals > Boekingen > Herhalende boekingen.
- Klik op button [Beheer] en vervolgens op [Toevoegen] om de lijst van herhalende boekingen aan te vullen.
- Aan de hand van de onderstaande velden zijn de specificaties van de herhalende boeking op te geven:
- Naam: Zorg ervoor dat de naamgeving de aard van de boeking representeert en daarmee onderscheidend is ten opzichte van andere herhalende boekingen.
- Dagboek: Selecteer het dagboek waarin de periodieke boeking wordt vastgelegd. Het geselecteerde dagboek dient overeen te komen met het dagboek waarin de oorspronkelijke boeking (bron) is verwerkt.
- Boekstuknummer: Geef op deze positie het boekingsnummer op van de boeking die als basis dient voor de herhalende boeking.
Voltooi het aanmaken van de herhalende boeking door op [Opslaan] te klikken.
2. Gebruiken van herhalende boekingenNu de herhalende boeking is toegevoegd aan de lijst, is deze als volgt in te zetten voor repeterende boekstukken in de administratie:
- Ga naar Financiële professionals > Boekingen > Herhalende boekingen.
- Klik nu op de gewenste herhalende boeking, in dit geval 'Salaris journaalpost'.
- Vul de boekingsgegevens aan of wijzig het boekstuk naar behoefte
- Verwerk het boekstuk vervolgens als concept of definitief. De boeking is succesvol als het systeem een boekingsnummer heeft toegekend.
Let op: zijn in de bovenstaande stappen wijzigingen aangebracht in het boekstuk, dan zijn deze aanpassingen niet vastgelegd voor een volgende herhalende boeking. Pas hiervoor de instellingen van de herhalende boeking aan.
3. Aanpassen (beheren) van herhalende boekingenDe instellingen van een herhalende boeking zijn eenvoudig aan te passen:
- Ga naar Financiële professionals > Boekingen > Herhalende boekingen.
- Klik op [Beheer] om de instellingen van de herhalende boeking(en) te openen.
- Pas in de lijst de specificaties van een herhalende boeking aan (naam, dagboek of boekingsnummer), voeg een nieuwe herhalende boeking toe. Een herhalende boeking kan eenvoudig worden verwijderd door het rode kruisje aan het begin van de regel te kiezen.
- Klik op [Opslaan] om de wijziging in de lijst vast te leggen.
Let op: het aanpassen of verwijderen van de herhalende boeking via beheer heeft geen invloed op het oorspronkelijke boekstuk (bron).
Verder lezen?Hoe kan ik een journaalpost terugvinden in Twinfield? Gebruik het invoerverslag.Is het mogelijk herhalende facturen te maken in Twinfield?
