Dit artikel is onderdeel van de artikelserie over de Jaarafsluiting. Is dit onderwerp nieuw voor je? Begin dan hier:
Jaarafsluiting - IntroductieVia Financiële professionals > Jaarafsluiting > Boekingsinstructies worden de boekingsinstructies voor de jaarafsluiting gemaakt. Met deze functionaliteit, een 'jaarwisseltabel', kunnen automatisch balansrekeningen worden leeggeboekt. Dit biedt gebruikers de functionaliteit om boekingen, iedere jaarafsluiting hetzelfde - en dus voorspelbaar - automatisch te maken. Denk bijvoorbeeld aan de btw-rekeningen leegboeken, of de jaarlijkse resultaatboeking. Het gebruik van boekingsinstructies is optioneel.
Belangrijk
- Er kunnen maximaal 100 regels met instructies worden ingevoerd.
- De grootboekrekeningen ingesteld op kas- en bankdagboek(en) en de hoofdrekening debiteuren en crediteuren zijn niet te selecteren.
- Verwijderen kan op regelniveau, of de volledige groep kan worden verwijderd.
- De omschrijving bij de gemaakte boekingen is als volgt:
Periode 56: Jaarafsluiting 20xx, geboekt naar yyyy
Periode 00: Jaarafsluiting 20xx, geboekt van zzzz
Inhoud van dit artikel
Instellen boekingsinstructies in een administratie
Instellen boekingsinstructies op omgevingsniveau
Boekingsinstructies overnemen uit de sjabloonadministratie - per administratie
Boekingsinstructies overnemen uit de sjabloonadministratie - in bulk
Overige functies: Wijzigen of Verwijderen
Aanvullende opmerkingen
We maken een onderscheid tussen boekingsinstructies die specifiek voor 1 administratie gelden, of boekingsinstructies die je eenmalig wilt aanmaken en wilt 'uitrollen' over soortgelijke administraties. De boekingsinstructies die je vaker wilt gebruiken, zitten dan ook onder de 'Omgevingsinstellingen'.
Er is de mogelijkheid om administratie-specifieke wijzigingen aan te brengen in de set van boekingsinstructies. Deze kunnen niet door het systeem worden overschreven door instructies uit een andere (sjabloon) administratie. Boekingsinstructies vanuit de administratie gaan altijd voor op de boekingsinstructies vanuit een template.
Het aanmaken van een nieuwe boekingsinstructies op administratieniveau gaat als volgt.
- Ga naar Financiële professionals > Jaarafsluiting > Boekingsinstructies
- Kies voor [Nieuwe instructies]
- Klik op [ + Groep toevoegen], er moet altijd minimaal 1 instructiegroep worden aangemaakt, dus maak een groepnaam aan.
- Definieer de "van" en de "naar" rekeningen, en kies voor [Opslaan]
- Door op + Boekingsinstructie te klikken zal er een regel worden toegevoegd.
Het resultaat ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:
Om de boekingsinstructies te kunnen 'uitrollen' over soortgelijke administraties, maak je deze aan in de sjabloonadministratie(s). Dit gaat als volgt:
- Ga naar Instellingen > Omgevingsinstellingen > Jaarafsluiting Boekingsinstructiesets
- Kies voor [Nieuwe set]
- Op het tabblad Algemeen geef je een unieke code en naam op.
- Op het tabblad Boekingsinstructies selecteer je een administratie (tip: de sjabloonadministratie)
- Bij groep naam geef je een groepnaam op
- En vervolgens selecteer je Rekening van en Rekening naar grootboekrekeningen.
- Kies +Boekingsinstructie toevoegen om meer regels toe te voegen.
Als een administratie wordt aangemaakt op basis van een andere administratie (of sjabloon administratie) en in de betreffende boekingsinstructie is een boekingsinstructieset opgenomen, dan is deze boekingsinstructieset direct gekoppeld en van toepassing op de nieuwe gecreëerde administratie.
Voorbeeld overzicht jaareinde boekingsinstructieset
Het is ook mogelijk om in de administratie boekingsinstructies over te nemen uit de corresponderende template administratie;
met corresponderend bedoelen we hier dat vaak voor iedere ondernemingsvorm een aparte sjabloonadministratie wordt aangemaakt (die Twinfield niet in rekening brengt!) zodat snel een nieuwe klant kan worden aangemaakt.
- Ga naar Financiële professionals > Jaarafsluiting > Boekingsinstructies
- Kies voor [Koppel boekingsinstructieset]
- Selecteer de juiste instructieset in het scherm dat wordt getoond, en kies vervolgens voor [Opslaan].
- Als de koppeling niet (langer) wenselijk is, gebruik dan de optie [Ontkoppel boekingsinstructieset]
Het is mogelijk om instructiesets 'uit te rollen' over meerdere administraties, vanuit iedere administratie naar iedere willekeurige andere administratie.
- Ga naar Instellingen > Omgevingsinstellingen > Jaarafsluiting Boekingsinstructies.
- Ga naar de regel met de instructieset die op de administraties moet worden toegepast.
- Kies voor [Link to company], zo wordt een scherm met alle beschikbare administraties geopend.
- Selecteer de gewenste administraties en kies [Toepassen].
Overige functies
Vanzelfsprekend is het ook mogelijk om de instructiesets te wijzigen of te verwijderen.
Wijzig boekingsinstructieset
- Ga naar Instelling > Omgevingsinstellingen > Jaarafsluiting Boekingsinstructiesets.
- De lijst met de beschikbare boekingsinstructiesets wordt geopend.
- Ga naar de gewenste boekingsinstructieset en kies aan het einde van de regel het menu, de drie puntjes.
- Klik op het menu-item 'Wijzig’.
- Nu kan de boekingsinstructieset bewerkt worden.
De code kan niet aangepast worden. Doorloop de tabbladen en maak de gewenste aanpassingen. Na het aanbrengen van de wijzigingen wordt de button ‘Opslaan’ actief en kan de wijziging worden opgeslagen.
Kies Annuleren en ga zo terug naar de lijst met beschikbare boekingsinstructiesets.
Verwijderen boekingsinstructieset
Volg het stappenplan hierboven met betrekking tot het maken van wijzigingen, maar kies nu Verwijderen in plaats van Wijzig.
De gebruiker ziet een notificatie, hier wordt vermeld in hoeveel administraties de set in gebruik is en wordt gevraagd of je zeker bent dat de geselecteerde boekingsinstructieset(s) permanent moeten worden verwijderd. Kies [Verwijderen] of Annuleren.
Aanvullende opmerkingen
Verder lezen?
Een jaar daadwerkelijk afsluiten
