Uren - Creditnota

Voor alle verstuurde facturen kan een creditnota worden aangemaakt. Wat je crediteert en hoe je crediteert kan leiden tot verschillende resultaten afhankelijk van de gemaakte keuzes. Dit wordt besproken in dit artikel.

Het alternatief is een negatieve declaratie aanmaken die volledig op zichzelf staat. Deze methode wordt niet beschreven in dit artikel omdat het geen andere werkwijze bevat dan het maken van een normale declaratie. 

Crediteren op basis van bestaande facturen
De geschiedenis van gestuurde en/of afgedrukte facturen wordt als volgt opgevraagd:
Ga naar Uren > Cliënten > Factuurhistorie

Vervolgens wordt een selectiescherm getoond: 


In dit selectiescherm kunnen de gewenste facturen worden opgezocht met behulp van selectiecriteria.
Kies [Ophalen].

Zonder filterinstellingen worden alle facturen inclusief creditnota’s getoond.

Het maken van een creditnota

Kies in het menu [Creditnota] om een creditnota aan te maken op basis van de geselecteerde factuur.


In dit scherm kunnen diverse opties, zoals jaar en periode, voor de creditnota worden ingesteld:


Voor OHW zijn 3 opties: 

1. Onderhanden werk niet terugzetten: Als je deze optie selecteert, zal het onderhanden werk niet opnieuw worden aangemaakt en kun je alleen creditregels boeken op basis van eerder geselecteerde factuur. Je kunt wel bepalen per factuurregel welk aantal of bedrag gecrediteerd moet worden
2. Onderhanden werk exclusief bij- en afboekingen terugzetten: Indien gekozen wordt voor deze optie zullen alle factuurregels die niet zijn van het soort ‘bij- en afboeking’ als onderhanden werk worden teruggeplaatst. Factuurregels die wel van het soort ‘bij- en afboeking’ zijn, zullen gewoon als creditregel gebruikt kunnen worden.
3. Alle mutaties in onderhanden werk zetten: Dit is de standaard geselecteerde optie. Hiermee worden alle factuurregels weer als onderhanden werk geboekt zodat u er later weer een declaratie en factuur van kan maken.

Wijzig Cliënt

Het bewerken van een creditnota

Evenals een factuur loopt een creditnota via een declaratie. In dit geval is het een negatieve declaratie en ben je al geholpen met de factuurregels. Indien je van de standaard creditregels wilt afwijken, kun je in de onderste tabbladen bepalen welke regels in hoeverre gecrediteerd moeten worden en welke niet.

1. Na keuze – Onderhanden werk niet terugzetten: Wanneer je hebt gekozen om het onderhanden werk niet terug te zetten, zul je vanzelfsprekend geen regels aantreffen op de tab OHW. Bij deze optie kun je per creditregel aangeven hoeveel gecrediteerd moet worden. Hierbij kun je wijzigingen doorvoeren op verschillende kolommen per regel, zoals werksoortcode, BTW, bedrag, aantal etc. Je kunt de creditregels niet uitsluiten waardoor ze naar onderhanden werk worden geboekt.
2. Na keuze – Onderhandenwerk exclusief bij- en afboekingen terugzetten: Na deze selectie vind je op de tab OHW alle factuurregels die niet van het soort ‘bij- en afboeking’ zijn. Deze kun je desgewenst bewaren voor een latere declaratie. Voor alle regels van het type ‘bij- en afboeking’ kun je kiezen of ze gecrediteerd moeten worden of moeten worden overgezet naar het onderhanden werk. Het is niet mogelijk om per regel de aantallen of bedragen aan te passen.
3. Na keuze – Alle mutaties in onderhanden werk zetten: Indien je in het vorige keuzescherm hebt aangegeven dat je het onderhanden werk weer terug wilt zien, zullen alle factuurregels staan op de tab ‘OHW’. Indien je kiest hier niets mee te doen, blijft dit onderhanden werk op deze cliënt beschikbaar voor een latere declaratie. In de eerste tab ‘Mutaties’ is voor elke factuurregel een credit-factuurregel opgenomen. Per regel kun je kiezen of je die gecrediteerd wilt zien of niet. Wanneer je klikt in het selectievak Uitsluiten, zal deze creditregel ook verplaatsen naar de tab OHW. Je kunt niet kiezen om een factuurregel gedeeltelijk te crediteren vanwege de keuze om alle onderhanden werk terug te plaatsen.

Nadat alle gewenste aanpassingen zijn gedaan, kan geklikt worden op de knop ‘Opslaan’ linksboven in het scherm en zal de declaratie als conceptfactuur worden opgeslagen.
Hierna kan de conceptfactuur (credit factuur) als iedere andere factuur worden afgehandeld.
 

Het terugvinden van gegevens na crediteren

De plaats van terugvinden van gegevens na het crediteren van een factuur of na het aanmaken van een negatieve declaratie hangt af van de gemaakte keuzes tijdens crediteren.

1. Na keuze – Onderhanden werk niet terugzetten: De creditnota is zichtbaar in het declaratiescherm indien het vinkje ‘creditnota’s tonen’ in het selectiescherm is aangezet. De creditnota (concept) is tevens terug te vinden in de factuurhistorie bij desbetreffende klant.
2. Na keuze – Onderhanden werk exclusief bij- en afboekingen terugzetten: Voor alle posten wordt een creditnota aangemaakt. Deze is net als bij 1.5.1 terug te vinden als concept in de factuurhistorie van desbetreffende klant. Voor de posten van het type bij- en afboeking is nieuw onderhanden werk aangemaakt en is terug te vinden in het declaratiescherm als OHW. 
3. Na keuze – Alle mutaties in onderhanden werk zetten: Voor alle posten wordt een creditnota aangemaakt. Deze is terug te vinden als concept in de factuurhistorie van desbetreffende klant.

Daarnaast is voor alle posten nieuw onderhanden werk aangemaakt, dit is terug te vinden in het declaratiescherm. 

Verder lezen?
Uren schrijven in Alure - Overzicht