In ons facturatieprogramma werden voor bestaande klanten een klantenfiche aangemaakt die ook een nummer hebben in Expert/M. Zullen deze nummers worden overschreven bij import in ons boekhoudpakket?

Bij een XML-import van leveranciers en klanten krijgt de nummering uit het facturatieprogramma (XML) altijd voorrang.  

Wat zijn de implicaties?

1. Indien u een leverancier 1 heeft in het facturatieprogramma met naam A en in Expert/M heeft deze B:  als er een XML-bestand met nummer 1 zou worden ingelezen, zal de Expert/M leverancier B overschreven worden door leverancier A.  En worden de documenten die ooit werden ingegeven voor B beschouwd als documenten voor A. 
2. Leverancier 43 in het facturatieprogramma met naam C.  Deze leverancier heeft in Expert/M het nummer 130. In Expert/M heeft leverancier 43 de naam Z.  Als er een XML-bestand met Deona-leverancier 43 ingelezen zou worden in Expert/M dan zal 43 met de naam Z in Expert/M overschreven worden door 43 C.  En worden de documenten die ooit werden ingegeven voor Z beschouwd als documenten voor leverancier C.  En dan zit u in Expert/M met een dubbele leverancier (43 en 130), leverancier C. 

Wat kan u doen?

Uw nummering in het facturatieprogramma als dusdanig aanpassen dat er geen overlapping kan zijn.  Bijv. leverancier 43 wordt in het facturatieprogramma leverancier 100043. Wanneer deze geïmporteerd wordt in Expert/M, wordt er een nieuwe leverancier aangemaakt.  Betekent dus dat u ook een dubbele nummering hebt in Expert/M.  Maar u zorgt er voor dat in Expert/M de oude nummering uitdooft. (Bv.  Als er nog openstaande posten zijn op leverancier 43 zullen deze vroeg of laat wel afgepunt worden en finaal buiten spel gezet worden.

Vooral in functie van klanten/verkopen zijn er firma's zijn die in hun facturatieprogramma een extra veld "Klant/Leveranciersnummer boekhouding" voorzien hebben waarin de gebruikers het (in dit geval) Expert/M-klant/leveranciersnummer kunnen ingeven. En wanneer u dan een XML creëert wordt het nummer uit dit extra veld als Customer_Prime (klanten/verkopen) of Supplier_Prime (leveranciers/aankopen) opgenomen in het XML-bestand zodat dit wel gelijk kan blijven lopen.

Uw facturatiepakket is al gestart met de nummering vanaf 1?

U vraagt zich af of men reeds bestaande klanten kan hernummeren naar een ander formaat, bijvoorbeeld: 99xxxxxxx in Expert/M?

Het is niet mogelijk om deze aanpassing uit te voeren in uw boekhoudpakket indien er al boekingen bestaan met de bestaande nummering.

Zie eventueel ook:
XML-bestanden importeren in Expert/M
Thema: Importeren van bestanden in Expert/M