U wenst assistentie bij het maken van de reservekopie.
Ons advies
Alvorens over te gaan tot het nemen van de reservekopie, voert u best eerst de boekhoudkundige controles uit. Pas als deze allemaal positief bevonden zijn, is het tijd om de reservekopie te maken. Deze taak laat u het best uitvoeren door uw systeembeheerder of it-partner die uw netwerk in beheer heeft en dus het best op de hoogte is van de rechten van de gebruikers, locaties van de databases, etc.
U doet dit in topAccount, in het dossier waarvan u het boekjaar wil afsluiten. Ga naar het menu periodiek > eindejaarsverwerking > reservekopie en voer de boekhoudkundige controles uit.
Als alles boekhoudkundig OK is, neemt u contact op met uw systeembeheerder, omdat er aan een aantal ‘technische’ voorwaarden voldaan moet zijn:
Voorwaarden om succesvol een reservekopie te kunnen maken
1. Enkel de persoon die de reservekopie maakt mag ingelogd zijn in het dossier.
Dit betekent dat wanneer u met TAS, topFUEL, topTRAVEL of topAUTOCAR werkt, dat u ook daar het dossier moet verlaten. Slechts één persoon mag in het dossier ingelogd zijn, namelijk de persoon die de reservekopie maakt.
Wanneer men vanop afstand inlogt op de server, is het bovendien raadzaam om na te gaan of er geen verkeerd afgesloten terminal server sessies openstaan op de server.
Tip
Hoe testen of niemand nog in het dossier aan het werken is?
Start topAccount op. Log in met uw gebruikelijke gebruiker en paswoord (standaard: gebruiker DEMO, paswoord DEMO) en selecteer het dossier waarvan u een reservekopie moet maken. Kies OK
Ga naar het menu Help > Info en klik op de knop Technische Info.
Klik op het tabblad Databaseinformatie.
Bij huidig aantal gebruikers moet 1 staan. Zolang dit niet op 1 staat, zal het niet lukken om de reservekopie te maken! Merk op dat bij 'Naam server' de naam van de service ook staat. In dit voorbeeld is de naam van onze service TOP9. |
Wanneer topACCOUNT blijft melden dat er een gebruiker ingelogd is in het af te sluiten dossier, vraag dan aan uw hardwareleverancier of systeembeheerder om de service Adaptive Server Anywhere TOP9 of SQL Anywhere TOP16 te stoppen en te herstarten. In het geval van TAS zal de naam van de service gewoon SQL Anywhere TOP (Sybase 16) of Adaptive Server Anywhere TOP (Sybase 9) zijn.
Op die manier worden alle connecties met topAccount en zijn dossiers verbroken.
Doe vervolgens opnieuw de bovenstaande controle. Bij 'huidig aantal gebruikers' zou nu 1 moeten staan.
2. Er moet een netwerkstation bestaan, gelijk aan de gedeelde map TOP op de server.
Wanneer u de reservekopie maakt via een werkpost en niet via de server, dan moet er een netwerkstation bestaan naar de map TOP op de server. Contacteer hiervoor uw hardwareleverancier, mocht er geen netwerkstation op uw pc bestaan.
3. Voldoende rechten hebben om een reservekopie aan te maken op de server
Contacteer hiervoor uw hardware-leverancier, mocht u onvoldoende rechten hebben om een reservekopie aan te maken op de server.
Maken van de reservekopie
Voor mensen die niet vertrouwd zijn met de locatie van de topAccount database, adviseren wij contact op te nemen met de systeembeheerder, die immers de meest aangewezen persoon is om ervoor te zorgen dat aan bovenstaande voorwaarden voldaan is en die heel goed weet waar de topAccount database zich bevindt in uw netwerk.
Wij adviseren u of uw systeembeheerder, om de reservekopie te maken, rechtstreeks op de server waar de topAccount databases staan en dus de service TOP (of TOP9 of TOP16) aanwezig is. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan moet er op de client een netwerkstation bestaan, equivalent met de gedeelde folder TOP op de server.
Start topAccount op. Log in met uw gebruikelijke gebruiker en paswoord (standaard: gebruiker DEMO, paswoord DEMO) en selecteer het dossier waarvan u een reservekopie moet maken. Kies OK
Ga naar het dossier waarvan u het boekjaar wil afsluiten en ga naar het menu periodiek > eindejaarsverwerking > reservekopie
Klik deze maal op Nee. De boekhoudkundige controles werden reeds uitgevoerd (zie hierboven). U hoeft deze geen 2de keer uit te voeren.
Volg de wizard. Er zijn nu 2 mogelijkheden:
Mogelijkheid 1: de databank is nog in gebruik door andere gebruikers
Ofwel is de databank toch nog in gebruik door een gebruiker of een proces en zal u hierop attent gemaakt worden. Het heeft geen zin verder te gaan.
Wanneer topACCOUNT blijft melden dat er een gebruiker ingelogd is in het dossier waarvan u een reservekopie wil maken, stop dan de service Adaptive Server Anywhere TOP(9) of SQL Anywhere TOP(16) en herstart deze. (Of vraag aan uw hardwareleverancier of systeembeheerder om dit uit te voeren.)
Op die manier worden alle connecties met topAccount en zijn dossiers verbroken.
Doe vervolgens opnieuw bovenstaande controle. Bij 'huidig aantal gebruikers' zou nu 1 moeten staan
Mogelijkheid 2: de databank is NIET meer in gebruik door andere gebruikers en dus klaar voor de reservekopie.
Als deze locatie, effectief de locatie is van het dossier waarvan een reservekopie moet gemaakt worden, volstaat het de wizard te volgen.
Belangrijke controle: komt het resultaat op 0,00 in de reservekopie?
Vink de parameter “Met reservekopieën afgesloten boekjaar” aan en selecteer vervolgens de reservekopie (is de code van het dosier + af te sluiten boekjaar). In ons voorbeeld is het af te sluiten boekjaar dus 2015. Bevestig met OK dat het om een reservekopie gaat.
Ga naar het menu Historieken > Grootboeken > Algemene rekeningen
Kies bij de Algemene selecties “Algemeen”.
Kies bij “Van-rekening”: 60
Kies bij “Boekjaar / Periode”: het af te sluiten boekjaar en van periode 0 tot en met 999.
Druk vervolgens op het icoon Afdrukvoorbeeld.
Het saldo moet op 0,00 staan. Met andere woorden, het resultaat (winst of verlies) voor het af te sluiten boekjaar is weggeboekt. Het boekjaar mag nu afgesloten worden.
Ga uit de reservekopie. Ga terug naar het actuele dossier. Het boekjaar mag nu afgesloten worden. Dit laat u uitvoeren door uw dossierbeheerder of boekhouder.
