In dit document beschrijven we de procedure om vlot te overgang van topAccount naar Adsolut te maken.
De conversie voorbereiden
- Voer eerst de boekhoudkundige controles uit in topAccount via het menu hulpprogramma's > boekhoudkundige controles. Er zijn controles voorzien op:
- afpuntingen
- debet/credit
- centralisatierekeningen
- beginsaldo financiële verrichtingen
- ontbrekende documenten
- Als er een incident is in het topAccount dossier, neem dan contact op met onze servicedesk. Het topAccount team lost het incident samen met u op.
- Als er geen incidenten in het topAccount dossier zijn, kan u starten met de conversie naar Adsolut.
- Eerst maakt u in Adsolut, in het masterkb een nieuwe relatie aan. Dit doet u via het menu Kantoorbeheer > Relaties > Nieuw. Selecteer deze nieuwe relatie.
De conversie uitvoeren
Start de accountancy importer via het menu C
onversie andere boekhoudsoftware.
Stap 1: mapping van de gegevens
Via
boekhoudplan mapping maakt u ten minste één boekhoudplan mapping. Deze mapping maakt het mogelijk om uw rekeningstelsel (boekhoudplan) te herschikken.
In deze boekhoudplan mapping geeft u alle rekeningen in, die u uniform gebruikt in al uw dossiers.
In de accountancy importer kan u vragen om de
niet gemapte rekeningen automatisch te maken.
Stap 2: gegevens voor import selecteren en conversie uitvoeren
Via
importeer gegevens bepaalt u zelf wat gëimporteerd wordt.
- Fase 1: selecteer de bron- en doeldatabase voor de import
- Fase 2: selecteer de data om te importeren.
- Basisgegevens
- Huidig en vorig boekjaar
- Rekeningen (selecteer een boekhoudplan mapping en vink aan om de niet gemapte rekening aan te maken)
- Relaties
- Leveranciers
- Extra gegevens
- U moet verplicht een openingsdagboek selecteren. Dit is een diversen dagboek, waarin de accountancy importer de openingsbalansen relaties, leveranciers en rekeningen importeert.
- Investeringen
- Openstaande posten
- Fiches 281.50
- Omzetgegevens btw-listing
- Periode gegevens vorig boekjaar
- Periode gegevens huidig boekjaar
- Fase 3-4: aanvang conversie en beëindigen van de wizard.
Stap 3: boekhoudkundige controle
- Start het dossier op.
- Selecteer parameters > boekhouding > boekhoudkundige controles.
- Voer de boekhoudkundige controles uit op alle geïmporteerde boekjaren.
- Ga zeker na of alle rekeningen van de btw-regimes correct ingesteld staan. Dit doet u via Parameters > boekhouding > btw-regimes.
- Optimaliseer de dossiersettings via systeembeheer > dossier settings.
Belangrijk:
Neem NU (dus alvorens te boeken) een backup van het subdossier in Adsolut. Dit doet u in het MasterKB via kantoorbeheer > relaties. Het is op deze backup dat u de controles (hierna beschreven) uitvoert. Als er zich een incident voordoet, bezorgt u ons de backup van topAccount en Adsolut zodat we u hiermee verder kunnen helpen. |
Stap 4: overige controles
Investeringen
Opgelet:
Als topAccount klant beschikt u mogelijk niet over de module investeringen en afschrijvingen. Het hangt ervan af of u deze module indertijd aangekocht hebt. Als u investeringen op 2-rekeningen geboekt hebt, dan worden de investeringsfiches alvast meegeconverteerd. In Adsolut is de module investeringen standaard voorzien. |
- Vul in Adsolut de afschrijvingsmethode in voor de investeringen waarvan de afschrijvingsmethode op niet staat, want anders worden deze investeringen niet afgedrukt op de afschrijvingstabel.
- Vergelijk de algemene totalen van de afschrijvingstabel van topAccount met deze van Adsolut voor de laatste 2 boekjaren.
- Menu in topAccount: modules > investeringen en afschrijvingen > afschrijvingen > afdruk
- Menu in Adsolut: boekhouding > investeringen > afschrijvingstabel (ctrl+P)
Openstaande posten
- Vergelijk in Adsolut voor het hoogst actieve boekjaar het vervaldagboek van de relaties en leveranciers in Adsolut met dat van topAccount.
- menu in topaccount: historieken > openstaande bewegingen > klanten en leveranciers
- menu in Adsolut: onderaan staat het laatste boekjaar. Selecteer boekhouding > vervaldagboek
- Tip: controleer ook of het saldo van het vervaldagboek overeenstemt met het bedrag geboekt op de centralisatierekening
Fiches 281.50
Opgelet:
Als topAccount klant beschikt u mogelijk niet over de module ereloonfiches. Het hangt ervan af of u de module destijds aangekocht hebt. Als u deze module hebt, dan worden de ereloonfiches alvast meegeconverteerd. In Adsolut is deze module standaard voorzien. |
- Vergelijk de fiches in topAccount met de fiches in Adsolut.
- menu in Adsolut: boekhouding > ereloonfiches
- menu in topAccount: modules > fiches 281.50 en 325.50 > afdruk fiches
- Alleen de ereloonfiches voor het hoogste kalenderjaar worden omgezet naar Adsolut
Omzetgegevens btw-listing
- vergelijk in Adsolut voor het hoogst actieve boekjaar de btw-listing met deze van topAccount
- menu in Adsolut: boekhouding > btw-listing
- menu in topAccount: btw > btw-listing klanten > afdruk
Periode gegevens vorig boekjaar
- Vergelijk in Adsolut voor het vorig boekjaar de actief- en passief balans en resultatenrekening van Adsolut met deze van topAccount
- menu in Adsolut: boekhouding > balans
- menu in topAccount: periodiek > actief- en passiefbalans en exploitatieresultaat
Periode gegevens huidig boekjaar
- Vergelijk in Adsolut voor het huidige boekjaar de actief- en passiefbalans en resultatenrekening van Adsolut met deze van topAccount
- menu in Adsolut: boekhouding > balans
- menu in topAccount: periodiek > actief- en passiefbalans en exploitatieresultaat
