Indien u voor het volledige kalenderjaar de loonverwerking heeft uitgevoerd, kan er gestart worden met het proces van de jaarafsluiting. Aangezien we hiervoor ook afhankelijk zijn van informatie van de FOD kan het proces in de praktijk pas gestart worden zodra alle wettelijke info beschikbaar is en geïmplementeerd is in Adsolut Bedrijfsleidersloon. U zult hiervan verwittigd worden via de programmawijzigingen van Adsolut.
Lees meer: Programmawijzigingen in Adsolut raadplegen
In dit document zullen we toelichten hoe u een volledige jaarafsluiting kunt uitvoeren:
- Stap 1: de individuele rekeningen aanmaken
- Stap 2: de Fiches 281.20 aanmaken
- Stap 3: de BOW-aangifte voorbereiden
- Stap 4: verzenden documenten
Stap 1: de individuele rekeningen aanmaken
Met de aanmaak van de individuele rekeningen zet u het proces van de jaarafsluiting voor het opgegeven inkomstenjaar in gang.
- In de ribbon van Bedrijfsleidersloon, klik op de knop Individuele rekening.
- Selecteer het inkomstenjaar waarvoor u de jaarafsluiting wil starten en dus de individuele rekeningen wil opmaken. De applicatie zal standaard het hoogste beschikbare inkomstenjaar voorstellen waarvoor u de jaarafsluiting kunt uitvoeren.
- Klik op de knop Start.
Opmerking
U kunt/mag de individuele rekening meerdere malen laten opmaken tijdens het proces van de jaarafsluiting. De gegevens op deze afdruk liggen immers vast indien alle periodieke verwerkingen werden uitgevoerd. In het Documentenbeheer van de bedrijfsleider zult u echter steeds enkel de recentste afdruk kunnen terugvinden.
Stap 2: de Fiches 281.20 aanmaken
Na het aanmaken van de individuele rekeningen kunt u van start gaan met het opmaken van de Fiches 281.20 voor uw bedrijfsleiders.
- In de ribbon van Bedrijfsleidersloon, klik op de knop Opmaken Fiches 281.20.
- Selecteer het inkomstenjaar waarvoor u de fiches 281.20 wil opmaken. De applicatie zal standaard het hoogste beschikbare inkomstenjaar voorstellen waarvoor u de jaarafsluiting kunt uitvoeren.
- Klik op de knop Start
- In pop-upvenster BOW-verzender, selecteer de verzender (het eigen kantoor) en de contactpersoon binnen uw kantoor voor deze verzending.
| ALLE velden van de 'Verzender' en de 'Contactpersoon' moeten opgevuld zijn vanuit de relatiefiche opdat u de 'BOW Verzender' kan bewaren. Zonder deze gegevens zullen de Fiches 281.20 niet kunnen ingediend worden bij Belcotax. |
Lees meer: Welke dossiergegevens en instellingen moet u vooraf instellen? - Afzender Fiche 281.20 en BOW-aangifte
Voor alle bedrijfsleiders waarvoor minstens 1 periodieke verwerking werd uitgevoerd in het opgegeven inkomstenjaar zal de Fiche 281.20 worden opgemaakt. Tijdens het opmaken van de fiche gebeurt er reeds een validatie t.o.v. de validatieregels van de FOD.
Zodra de tool klaar is met het opmaken van de fiches verschijnt volgende boodschap:
Indien de knop Controle fouten wordt getoond, dan zijn er bij 1 of meerdere fiches validatiefouten vastgesteld die de finale indiening bij Belcotax zullen verhinderen. U moet hiervoor dus actie ondernemen.
Op het statusoverzicht kunt u ook zien wat de status van de Fiche is:
Om een Fiche 281.20 met validatiefouten te wijzigen, gaat u als volgt te werk:
We nemen hier als voorbeeld dat het aantal km niet is ingevuld voor de fietsvergoeding.
- In de detailgegevens van de betreffende bedrijfsleider, op het tabblad Fiches 281.20, selecteer de fiche die u wilt wijzigen.
- Dubbelklik op de lijn of klik op het potloodicoon rechtsonderaan.
De fiche wordt geopend:
- Indien u de gegevens van een bepaalde rubriek wil wijzigen:
- In het veld Rubriek, linksbovenaan selecteert u welke rubriek u wilt wijzigen.
- Klik op het potloodicoon rechtsboven de rubriek
- Wijzig de nodige velden.
- Klik op het icoon met de diskette om te bewaren.
De Fiche in het Documentenbeheer en de preview op het scherm worden direct aangepast.
- Indien u de gegevens van de header (rubriek 1-8) wil updaten met de informatie in uw MasterKB, klik op de knop Hernieuw rubriek 1-8.
Opmerking
Indien u een fiche gewijzigd hebt, dan zal in de detailgegevens van de betreffende bedrijfsleider, op het tabblad Fiches 281.20, het aankruisvakje Manueel gewijzigd aangevinkt zijn.
Indien u vanuit Bedrijfsleidersloon alle fiches 281.20 opnieuw zou opmaken, dan zullen manueel gewijzigde fiches 281.20 niet opnieuw aangemaakt worden. Uw wijzigingen zullen dus niet overschreven worden.
Stap 3: de BOW-aangifte voorbereiden
Indien alle fiches 281.20 zijn afgewerkt, dan kunt u de BOW-aangifte voorbereiden.
Opmerking
Om het bestand te kunnen aanmaken, moet u via de instelling TAFO_BOW_XMLPATH aanduiden waar het XML-bestand mag geplaatst worden (MasterKB >Parameters > Instellingen).
Lees meer: Welke dossiergegevens en instellingen moet u vooraf instellen? - Locaties bestanden
- In de ribbon van Bedrijfsleidersloon, klik op de knop BOW voorbereiden.
- In het pop-upvenster BOW-aangiften voorbereiden voor inkomstenjaar yyyy, maak een nieuwe enveloppe aan door ofwel op het plus-icoon te klikken rechtsboven de linkerkolom, ofwel indien er nog geen enveloppe beschikbaar is, door te klikken op de knop Nieuwe enveloppe in de rechterkolom.
- In het veld Omschrijving is default ingevuld Bedrijfsleidersloon dd/mm/yy (datum van aanmaak enveloppe). U kunt deze omschrijving uiteraard wijzigen.
- Om fiches toe te voegen aan de enveloppe, klik op het plus-icoon.
- In de pop-up Toevoegen fiches, selecteer de vennootschappen waarvan u de fiches wil toevoegen aan de enveloppe.
- Ofwel door het aankruisvakje voor de vennootschappen aan te vinken
- Ofwel door in één keer alle vennootschappen te selecteren via de knop Selecteer alles.
- Indien alle gewenste vennootschappen zijn geselecteerd, klik op de knop Toevoegen.
De pop-up Toevoegen fiches sluit.
In de pop-up BOW-aangiften voorbereiden voor inkomstenjaar yyyy kunt u zien welke vennootschappen/fiches zijn opgenomen in de enveloppe. - Klik op het icoon met de diskette rechtsbovenaan.
- Indien de enveloppe definitief is, kunt u de XML voor de aangifte aanmaken door te klikken op de knop Genereer aangifte bovenaan het scherm. De XML wordt aangemaakt en bewaard op de locatie die u zelf bepaald hebt. In het statusoverzicht zal de Status Fiche 281.20 – Jaar 2020 veranderen naar BOW-bestand aangemaakt.
Stap 4: verzenden documenten
Indien de aangifte is opgemaakt, dan kunt u als laatste stap nog de individuele rekening en de fiche 281.20 verzenden.
Opmerkingen
- Deze documenten worden enkel verzonden naar de bedrijfsleiders waarvoor deze setting aanstaat. U moet daarvoor in de detailgegevens van de bedrijfsleider, op het tabblad Basisgegevens, het aankruisvakje Indiv. Rekening/Fiche 281.20 via mail aanvinken. Hiervoor moet u eerst op het icoon met het tandwiel klikken.
- Ook moet u voor elke relatie naar waar u documenten wil verzenden, een dossierbeheerder bepaald hebben en moet er voor deze medewerker een e-mailadres ingevuld zijn. Anders kan de applicatie de afzender van de e-mail niet bepalen.
Om de documenten te verzenden:
- In de ribbon van Bedrijfsleidersloon, klik op de knop Documenten verzenden.
- In de pop-up Jaarafsluiting – Verzenden documenten, selecteer het inkomstenjaar waarvoor u de documenten wil verzenden. De applicatie zal standaard het hoogste beschikbare inkomstenjaar voorstellen waarvoor u de jaarafsluiting kan uitvoeren.
- Klik op de knop Verzenden. De documenten worden verzonden.
Lees meer: Adsolut Bedrijfsleidersloon
